Δυο χρόνια μετά τον κορωνοϊό που εξαπλώθηκε σε όλο τον κόσμο στα μέσα του 2020, πολλοί εργαζόμενοι που είχαν… μετακομίσει στο σπίτι τους, άρχισαν σιγά σιγά να επιστρέφουν στο γραφείο τους, έχοντας πάντα δίπλα τους τα πρωτόκολλα προστασίας και περιορισμού του ιού.
Τα πράγματα ήταν πολύ περίπλοκα και μάλιστα ορισμένοι εργαζόμενοι έπρεπε να πάνε στο γραφείο τους για να εργαστούν, αφού πρώτα κλείσουν… ραντεβού. Και όχι μόνο αυτό, αλλά ο «ανταγωνισμός» ήταν μεγάλος και πολλές φορές ύπουλος μεταξύ των συνεργατών, αφού τα γραφεία δεν ανήκαν σταθερά σε ένα πρόσωπο, αλλά κάθε φορά μπορούσε οποιοσδήποτε να το δηλώσει και να εργαστεί σε αυτό.
Καθώς λοιπόν, όλο και περισσότεροι άνθρωποι επιστρέφουν στο γραφείο, πολλοί διαπιστώνουν ότι δεν έχουν καθορισμένο μέρος για να καθίσουν. Η έννοια, γνωστή ως hot desking ή desk hoteling, έχει αυξηθεί τα τελευταία χρόνια: Περίπου το 20% των χώρων γραφείων στα γραφεία των ΗΠΑ είναι άδειοι σήμερα, σε σύγκριση με το 10% των άδειων γραφείων το 2020, σύμφωνα με στοιχεία της Gensler, της εταιρείας αρχιτεκτονικής γραφείων.
Η άνοδος αυτή προέρχεται κυρίως από εταιρείες τεχνολογίας που πειραματίζονται πάνω στον σχεδιασμό του χώρου εργασίας. Πιο παραδοσιακοί τομείς, όπως οι χρηματοοικονομικές υπηρεσίες και τα κυβερνητικά γραφεία, είναι λιγότερο πιθανό να υιοθετήσουν την ιδέα.
«Από την άποψή μου, το βλέπω ως κάτι μελλοντικό, για παράδειγμα όταν έρχεσαι σε έναν χώρο εργασίας έχεις χώρους εστιασμένης εργασίας, συνάντησης, διαλείμματος και κοινωνικοποίησης», λέει ο Brian Stromquist, συν-επικεφαλής του τομέα πρακτικής στον χώρο εργασίας τεχνολογίας της Gensler.
Αμήχανες συναντήσεις και… εφιαλτικές συναναστροφές
Ο Jason Munger, εργάζεται στον κατασκευαστικό κλάδο κοντά στο Lansing του Μίσιγκαν. Σε ένα γραφείο, θυμάται περίπου 25 άτομα που μοιράζονταν 10 γραφεία με σειρά προτεραιότητας. Ορισμένα γραφεία ήταν ανεπίσημα γνωστά ότι «ανήκαν» σε συγκεκριμένα άτομα, αλλά «αν πήγαινες στο γραφείο εκείνη την ημέρα, δεν ήξερες αν θα ήταν εκεί ή όχι», συμπληρώνει ο ίδιος ο Munger.
Αυτό το σενάριο θα οδηγούσε σε μια σειρά ερωτήσεων, λέει ο Munger: «Να κάτσω και να ξεκινήσω να εργάζομαι ή θα πρέπει να αλλάξω γραφείο μετά από λίγο; Αν πρέπει να φύγω για κάπου, μπορώ να αφήσω τα πράγματά μου εδώ ή να τα πάρω μαζί μου; Θα είναι το γραφείο αυτό «ρεζερβέ» για μένα όλη μέρα; Ή αν έχω μια τετράωρη συνάντηση, πρέπει να πάρω τα πράγματά μου μαζί μου, επειδή κάποιος άλλος μπορεί να τα χρησιμοποιήσει;» Κατά τη γνώμη μου, έχω πιο σημαντικά πράγματα να ανησυχώ από ένα μέρος για να καθίσω.
Οι ιεραρχίες έχουν επίσης τον δικό τους ρόλο. Αν ένας νεότερος υπάλληλος έπαιρνε ένα γραφείο αλλά κάποιος ανώτερος εμφανιζόταν αργότερα, «σηκώνεσαι και του δίνεις το γραφείο ή όχι;» απορεί ο Munger. Μερικές φορές, ο Munger εμφανιζόταν στη δουλειά 30 λεπτά νωρίτερα για να αποφύγει μια σειρά από αμήχανες συναντήσεις. Ο ίδιος δεν χρειάζεται πλέον να ανησυχεί για τίποτα από αυτά. Τώρα εργάζεται σε ένα κτίριο όπου έχει το δικό του γραφείο και μάλιστα ένα συνδεδεμένο μπάνιο. «Είναι κάτι πολύ σημαντικό», λέει.
Ενώ η χρήση hot desking σημειώνει μια αργή άνοδο στις ΗΠΑ, είναι πιο δημοφιλής στο εξωτερικό. Πάνω από το 60% των εργαζομένων παγκοσμίως έχουν μη καθορισμένες θέσεις στον χώρο εργασίας τους σήμερα, από 38% το 2020, σύμφωνα με στοιχεία της Leesman, μιας εταιρείας έρευνας για την εμπειρία των εργαζομένων.
Οι περιπτώσεις της Polly Frier και του Brendon Bentley
Η Polly Frier εργαζόταν σε ένα καταφύγιο ζώων στην Κορνουάλη του Ηνωμένου Βασιλείου, όπου αυτή και δώδεκα συνάδελφοί της μοιράζονταν μη καθορισμένες θέσεις. Η Frier επέλεγε πάντα ένα σημείο στη γωνία, όπου μπορούσε να βλέπει όλους στο δωμάτιο και να συμμετέχει εύκολα σε συζητήσεις, αλλά και να… κρυβόταν για ένα γρήγορο διάλειμμα.
«Πάντα είχα αυτή τη θέση και την άφηναν πάντα δική μου, επειδή ήξεραν ότι θα… σκοτωνόμασταν αν κάθονταν στη θέση μου. Δεν πρόκειται βέβαια για κάτι περισσότερο, από ένα κάπως πιο… σοβαρό αστείο». Η Frier έφυγε από αυτή τη δουλειά πριν από ένα χρόνο και λέει ότι οι παλιοί συνάδελφοί της εξακολουθούν να αναφέρουν το «γραφείο της Polly».
Τώρα έχει μια νέα δουλειά στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης που συνοδεύεται από το δικό της γραφείο. «Είναι υπέροχο. Δεν χρειάζεται να τσακωθώ με κανέναν», αστειεύεται η Frier.
Για τον Brendon Bentley, τέλος, όλη αυτή η διαδικασία με το hot desking δεν είναι κάτι τόσο κακό. Ο ίδιος ανέλαβε να βοηθήσει το Ινστιτούτο Διευθυντών στη Νέα Ζηλανδία να μετακομίσει σε νέο γραφείο και να εισαγάγει την hot desking στα τέλη του 2024. Οι 45 υπάλληλοι της εταιρείας μοιράζονται τώρα 35 γραφεία και εργάζονται με ένα υβριδικό πρόγραμμα με τουλάχιστον τρεις ημέρες.
Οπότε το συμπέρασμα στο οποίο καταλήγει, είναι ότι με αμοιβαίες υποχωρήσεις, προγραμματισμό και κατανόηση, το όλο ζήτημα μπορεί να διευθετηθεί με επιτυχία.
