Πόσες φορές έχουμε στείλει ένα e-mail σε έναν συνεργάτη, εργοδότη ή υπεύθυνο προσλήψεων και ασυναίσθητα ξεκινάμε το μήνυμά μας, αναφέροντας τη φράση «ελπίζω να είσαι καλά»; Σίγουρα πολλές.
Μπορεί οι προθέσεις των περισσότερων να είναι αγνές και να το αναφέρουν απλώς από ευγένεια, όμως ο παραλήπτης μπορεί εύκολα να «προσπεράσει» το μήνυμά σας και να επικεντρωθεί αλλού, όπως αναφέρει η Lorraine Lee, κεντρική ομιλήτρια, και συγγραφέας του best seller «Unforgettable Presence», στο CNBC.
Συγκεκριμένα τονίζει πως, «εάν το εναρκτήριο μήνυμά σας δεν ξεχωρίζει, το υπόλοιπο μήνυμά σας μπορεί να μην διαβαστεί ποτέ». Η αρχική πρότασή σας σε ένα e-mail είναι πολύ σημαντική για την πρώτη εντύπωση, ακόμα και αν δεν μπαίνετε άμεσα στο… ζουμί της υπόθεσης, οπότε θα πρέπει να το προσέξετε το ίδιο με το κυρίως θέμα του μηνύματος.
Γιατί το «ελπίζω να είσαι καλά» δεν βοηθάει
Η φράση αυτή δεν είναι απλώς βαρετή και «κλισέ», αλλά πολύ κοινή και πολλές φορές άτοπη. Το «Ελπίζω να είσαι καλά» ή «hope you’re well» έχει γίνει το αντίστοιχο email μιας βαρετής, αυτόματου πιλότου μικρής συζήτησης.
Είναι τόσο συνηθισμένο που οι περισσότεροι παραλήπτες πιθανότατα προσπερνούν συνοπτικά αυτές τις γραμμές. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί ακόμη και να σας φαίνεται απρόσωπο ή τεμπέλικο, ειδικά αν στέλνετε email σε κάποιον με τον οποίο δεν έχετε μιλήσει εδώ και καιρό.
Ποιες άλλες φράσεις θα ήταν χρήσιμο να αποφεύγετε
Γλώσσα «αυτόματου πιλότου»: Εάν το μήνυμά σας μπορούσε να αντιγραφεί και να επικολληθεί σε 100 άλλα email, χωρίς να αλλάξει τίποτα, είναι πιθανώς πολύ γενικό.
Απότομα ερωτήματα: Το να μεταφέρεστε κατευθείαν σε ένα αίτημα, ειδικά χωρίς σχέση, μπορεί να φανεί αγενές.
Κενολογία και άσκοπος ενθουσιασμός: «Καλή εβδομάδα!» ή «Ελπίζω η εβδομάδα σας να ξεκίνησε υπέροχα!» συχνά μοιάζει με… γέμισμα για τους τύπους, εκτός φυσικά αν υπάρχει πραγματικά φιλική σχέση μεταξύ του αποστολέα και του παραλήπτη. Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα από αυτά, προσθέστε κάτι προσωπικό για να του δώσετε βάρος, όπως: «Καλή εβδομάδα! Ελπίζω να περάσατε ένα υπέροχο Σαββατοκύριακο».
Ποιες φράσεις μπορούν να λειτουργήσουν σαν εναλλακτικές
Μια δυναμική εισαγωγή στο μήνυμα δίνει μια ανθρώπινη και συγκεκριμένη διάθεση. Γιατί όποιος και αν είναι ο σκοπός του μηνύματος, ο τρόπος με τον οποίο ξεκινάτε θα επηρεάσει αυτό που θα ακολουθήσει.
Πώς να ξεκινήσετε για ένα μήνυμα που θα τραβήξει την προσοχή με το καλημέρα:
Αναφέρετε ένα κοινό σημείο επαφής: Εάν έχετε συνδεθεί στο παρελθόν, έστω και για λίγο, χρησιμοποιήστε το. Υπενθυμίζοντας σε κάποιον πού σταματήσατε, δίνετε στο μήνυμά σας άμεσο περιεχόμενο.
Παράδειγμα: «Υπέροχη συζήτηση πριν από μερικούς μήνες σε εκείνο το συνέδριο. Θυμάμαι ακόμα τις ιδέες σας κατά τη διάρκεια εκείνης της συνάντησης».
Δείξτε ενέργεια: Όταν μπορείτε να προτρέψετε τους ανθρώπους να σκέφτονται θετικά χρησιμοποιώντας θετικές λέξεις και φράσεις, είναι μια win-win κατάσταση για όλους. Αυτό το είδος εναρκτήριου μηνύματος είναι ιδιαίτερα αποτελεσματικό, όταν θέλετε να δημιουργήσετε οικειότητα.
Παράδειγμα: «Ανυπομονώ να συνεργαστώ σε αυτό το έργο και ήθελα να μοιραστώ μια γρήγορη ενημέρωση. Σκεφτόμουν πολύ τη συζήτησή μας και είμαι ενθουσιασμένος που θα μοιραστώ μια ιδέα μαζί σας».
Αναγνωρίστε την αξία του χρόνου και των δυο σας: Δεν χρειάζεται να αγνοήσετε το γεγονός ότι επικοινωνείτε σε μια περίοδο αιχμής ή αφού έχει περάσει αρκετός χρόνος. Αλλά παραλείψτε τις προεπιλεγμένες ατάκες και να είστε πιο συνειδητοί.
Παράδειγμα: «Ξέρω ότι είστε απασχολημένος, ωστόσο ήθελα να βεβαιωθώ ότι αυτή η ευκαιρία δεν θα χαθεί».
Δείξτε ότι στέλνετε ένα μήνυμα που περισσότερο αφορά τον παραλήπτη: Αυτό λειτουργεί ιδιαιτέρως σε email δικτύωσης ή προσέγγισης με συνήθως έναν άνθρωπο, που προηγουμένως δεν υπάρχει τριβή.
Παράδειγμα: «Συγχαρητήρια για την πρόσφατη κυκλοφορία! Αν το θέλετε κι εσείς, θα ήθελα να μοιραστώ μαζί σας κάτι, ώστε να το αναπαράγετε στο μέλλον».
