Πολλές φορές η απάντηση που χρειάζεστε, όταν απευθύνεστε σε άτομα πιο ψηλά στην ιεραρχία μιας δουλειάς από εσάς, είναι κάτι που απαιτεί ιδιαίτερη προσοχή και ίσως και κάποιες ανπετυγμένες δεξιότητες.

Κι αυτό γιατί τα συγκεκριμένα άτομα αντιμετωπίζουν πολύ κόσμο καθημερινά, απαντώντας σε αμέτρητα e-mails, κάτι που φυσιολογικά τους κουράζει πνευματικά. Αν το δικό σας e-mail επομένως δεν τους τραβήξει άμεσα την προσοχή, θα μπει στη λίστα αναμονής, με ό,τι αυτό συνεπάγεται.

Μιλώντας στο CNBC, η συγγραφέας του βιβλίου «Managing Up: How to Get What You Need From the People in Charge» και executive coach κορυφαίων επιδόσεων σε οργανισμούς όπως η Microsoft και η Apple, Melody Wilding, τονίζει, ότι οι μεγαλύτεροι επαγγελματίες κατά την ανάγνωση ενός e-mail δίνουν μεγάλη βάση στην αποφώνηση και στην τελική παρότρυνση για δράση εκ μέρους του αποστολέα.

Όπως αναφέρει, οι περισσότεροι άνθρωποι υπογράφουν με φράσεις όπως: «Ανυπομονώ για την απάντησή σας» ή «ευχαριστώ εκ των προτέρων». Αυτές οι φράσεις αν και φαίνονται ευγενικές, είναι ασαφείς, καθώς προσθέτουν μια πίεση που… φλερτάρει με τη χειραγώγηση και επιφέρει τον αποδέκτη του μηνύματος σε σύγχυση, επομένως, το να μη λάβετε άμεσα -η και καθόλου- την απάντηση που περιμένετε, είναι ένα ρεαλιστικό σενάριο.

Αντίθετα, φράσεις που μπορούν να δώσουν επιπλέον κίνητρο στον παραλήπτη είναι οι εξής:

Κάντε μια δυαδική ερώτηση

Οι δυαδικές ερωτήσεις είναι αποτελεσματικές επειδή παίρνουν το σύνολο των πιθανών απαντήσεων και το περιορίζουν σε μια απλή επιλογή.

• «Η Τρίτη ή η Τετάρτη λειτουργεί καλύτερα για εσάς;»
• «Ποια επιλογή από τις δυο θα προτιμούσατε;»
• «Θα μπορούσα να συνεχίσω, όμως για την ώρα θα σταματήσω εδώ»

Προσθέστε μια προθεσμία

Αυτό μετατρέπει ένα αίτημα ανοιχτού τύπου σε εργασία με χρονοδιάγραμμα, καθιστώντας πολύ λιγότερο πιθανό το email σας να προωθείται διαρκώς.

• «Μπορείτε να μου δώσετε μια απάντηση μέχρι την Πέμπτη για να μπορέσω να προχωρήσω;»
• «Εάν είστε σε θέση να απαντήσετε μέχρι τις 15 του μήνα, αυτό θα με βοηθούσε να πετύχω τον σκοπό μας».
• «Ελπίζω να πάρω μια απόφαση μέχρι αύριο. Θα μπορούσατε να αποφασίσετε μέχρι τότε;»

Ενεργοποιήστε μια μονολεκτική απάντηση

Οι ηγέτες σαρώνουν τα email μεταξύ των συναντήσεων. Αυτή η προσέγγιση τους επιτρέπει να απαντήσουν σε δευτερόλεπτα.

• «Απάντησε με ένα ναι ή όχι και θα αναλάβω τα υπόλοιπα».
• «Απλώς απαντήστε με την ημερομηνία που προτιμάτε και θα στείλω μια πρόσκληση ημερολογίου».
• «Αν δεν μπορείτε να απαντήσετε άμεσα λόγω χρόνου, μια καταφατική ή αρνητική λέξη θα ήταν αρκετή».

Η ισχυρή επικοινωνία, ακόμη και μέσω email, μεταδίδει εμπιστοσύνη, οδηγεί τη συζήτηση προς τα εμπρός και διασφαλίζει ότι μπορείτε να ξοδεύετε λιγότερο χρόνο και ενέργεια περιμένοντας τις απαντήσεις που χρειάζεστε και περισσότερο να είστε παραγωγικοί, να προσφέρετε αξία και να γίνετε αντιληπτοί για όλους τους σωστούς λόγους.

Περισσότερες ειδήσεις

Τεχνικές πειθούς: 10 τρόποι να δείχνετε πιο ηγετικός στον λόγο σας

Η τέχνη του λόγου και η ισχυρή προβολή

Γιατί τα ακριβά πρώτα ραντεβού έχουν πάει περίπατο;