Ένα e-mail σε έναν συνάδελφο, ανώτερο ή πελάτη μπορεί να φαντάζει απλή υπόθεση, ωστόσο μόνο ως τέτοια δεν πρέπει να λογίζεται, αφού από τη στιγμή που μιλάμε για e-mail, δηλαδή μήνυμα, τότε μιλάμε αυτομάτως και για γραπτό λόγο.

Και αν και ο γραπτός λόγος έχει αρκετά πλεονεκτήματα έναντι του προφορικού (οργανώνεται και διορθώνεται πιο άμεσα, χρησιμοποιούνται σημεία στίξης, δεν μπορείς να τον διακόψεις), μοιραία έχει και αρκετά μειονεκτήματα, όπως η έλλειψη τόνου και ύφους, η απουσία της γλώσσας σώματος ή των μορφασμών και πολλά άλλα. Έτσι λοιπόν, ο γραπτός λόγος μπορεί εύκολα να οδηγήσει σε παρεξηγήσεις, ακόμα κι αν δεν υπάρχει η παραμικρή τέτοια διάθεση, άρα θα πρέπει να είμαστε προσεκτικοί, ιδίως όσον αφορά τα επαγγελματικά μας.

Το CNBC λοιπόν, εστιάζει σε πέντε φράσεις-παγίδες, που μπορούν πολύ εύκολα να σας βάλουν σε δύσκολη θέση απέναντι στον αποδέκτη του μηνύματός σας.

1) «Επανέρχομαι σε αυτό»

Μπορεί να ερμηνευτεί ως: «Γιατί δεν μου έχεις απαντήσει ακόμα;».
Αντ’ αυτού μπορείτε να ζητήσετε ευθέως μια άποψη ή ένα σχόλιο για ένα ζήτημα και, γιατί όχι, να θέσετε κι ένα χρονοδιάγραμμα αναφορικά με την απάντηση που θέλετε να πάρετε.

2) «Σύμφωνα με το τελευταίο μου e-mail…»

Μπορεί κανείς να το εκλάβει ως υπονοούμενο, πως τον κατηγορείτε, ότι δεν έχει δώσει προσοχή σε κάτι που του είπατε πριν ή ότι δεν μπορεί να το αντιληφθεί. Μπορείτε να κάνετε μια ανακεφαλαίωση των όσων είχατε γράψει σε αυτό το προηγούμενο e-mail, χωρίς προλόγους, ή να ξεκινήσετε ευγενικά, λέγοντας: «Αν δεν κάνω λάθος, είχε αναφέρει στο τελευταίο μου e-mail…».

4) Η απλή αναφορά ενός ατόμου με το όνομά του σε μια συζήτηση

Μπορεί κανείς να δυσανασχετήσει με κάτι τέτοιο, αφού νιώθει, ότι έχει επέλθει σε ρόλο… αντικειμένου. Σε περιπτώσεις, όπου θέλετε να αναμείξετε κάποιον σε μια συζήτηση, θα πρέπει να κάνετε έναν μίνι πρόλογο, στον οποίο να εξηγείτε, γιατί προσθέτετε αυτό το άτομο στη συγκεκριμένη συνομιλία.

3) «Ευχαριστώ εκ των προτέρων»

Μια φράση που σίγουρα έχει καλή διάθεση, αλλά εύκολα μπορεί κανείς να την πάρει στραβά, θεωρώντας, ότι τον ειρωνεύονται. Επίσης δείχνει μια ιδιοτέλεια του τύπου «άντε να τελειώνω τη δουλειά μου». Αντιθέτως προσπαθήστε να ζητήσετε ευγενικά μια απάντηση εντός ενός διαστήματος και τονίστε, ότι θα εκτιμούσατε την άμεση απάντηση αυτού με τον οποίο συνομιλείτε.

5) «Παρακαλώ συμβουλέψτε με…»

Πρώτον, αν δεν είστε δικηγόρος, δεν χρειάζεται να μιλάτε έτσι. Δεύτερον, ο παραλήπτης του μηνύματος μπορεί να εκνευριστεί με την προστακτική ή να νιώσει υπεύθυνος για κάτι το οποίο, ο ίδιος νομίζει, ότι του λέτε, πως θα έπρεπε να κάνει και τρίτον, ενδεχομένως να δημιουργήσει ένα αίσθημα ανωτερότητας εκ μέρους σας. Μπορείτε να ζητήσετε την άποψη κάποιου ευθέως για ένα θέμα και μπορείτε να ζητήσετε επίσης ευθέως διευκρινήσεις για κάτι. Χρησιμοποιείστε φράσεις όπως «Ποιες είναι οι σκέψεις σας για αυτό;» ή «Μπορείτε να μου διευκρινίσετε τη διαδικασία για κάτι που με δυσκολεύει;».